Kaikki asunto-osakkeita ostaneet tai myyneet ovat toistaiseksi joutuneet tutustumaan paperisiin osakekirjoihin. Paperimuotoiset osakekirjat ovat aikanaan luoneet varmuutta osakkeiden vaihdantaan ja käyttöön velan vakuutena. Aika on kuitenkin ajanut paperisen osakekirjan tarjoamien etujen ohi – nykyisestä näkökulmasta osakekirja saattaa vaihdannan helpottajan sijasta näyttäytyä pikemminkin vaihdannan vaikeuttajana. Pörssiyhtiöiden osalta siirryttiin sähköiseen arvo-osuusjärjestelmään ja pois paperisista osakekirjoista jo 1990-luvulla. Asunto-osakkeiden ”sähköistäminen” on sekin ollut keskustelun aiheena jo hyvän aikaa. Kuluneen vuoden alusta tuli viimein voimaan laki huoneistotietojärjestelmästä, mikä merkitsee asteittaista siirtymistä pois asunto-osakeyhtiöiden paperisista osakekirjoista. Huoneistotietojärjestelmään kootaan tiedot osakehuoneistoista, niiden omistuksesta ja panttauksista. Järjestelmän ylläpidosta vastaa maanmittauslaitos.
Uudet asunto-osakeyhtiöt on vuoden alusta voinut perustaa vain sähköisesti eikä niihin enää tule paperisia osakekirjoja. Ne kuuluvat alusta pitäen sähköiseen huoneistotietojärjestelmään.
Ennen 1.1.2019 perustettujen asunto-osakeyhtiöiden kohdalla siirtyminen huoneistotietojärjestelmään tapahtuu 31.12.2022 saakka kestävän siirtymäajan puitteissa. Yksittäisen asuntoyhtiön kannalta tämä merkitsee sitä, että sen tulee siirtää aiemmin itse ylläpitämänsä osakeluettelo huoneistotietojärjestelmään eli ilmoittaa osakeluettelon tiedot uuden järjestelmän pitäjälle. Siirto tulee lain mukaan mahdolliseksi kuluvan vuoden toukokuun alusta lukien.
Käytännössä siirtoja tultaneen suuremmassa määrin tekemään vuoden loppupuolelta alkaen, sillä maanmittauslaitoksen tarjoama sähköinen palvelu osakeluettelon siirtoon avataan tämänhetkisen tiedon mukaan lokakuussa, ja tietopalvelurajapinnat, joiden avulla koneelliset osakeluetteloiden siirrot isännöintijärjestelmästä huoneistotietojärjestelmään tulevat mahdollisiksi, saataneen käyttöön vuoden lopussa. Asuntoyhtiön kannalta siirto kannattaa tehdä viivyttelemättä, kun yhtiölle sopiva palvelu siirtoon on käytettävissä. Kun siirto tehdään 31.12.2022 ulottuvan siirtymäajan puitteissa, siirrosta ei tule yhtiölle kustannuksia. Siirrosta päättäminen kuuluu yhtiön hallituksen toimivaltaan, mutta siirtoa tarkoittavan ilmoituksen voi tehdä hallituksen puheenjohtaja tai isännöitsijä. Yhtiön on ilmoitettava siirrosta osakkeenomistajille samalla tavoin kuin kutsu yhtiökokoukseen toimitetaan.
Osakkeenomistajan kannalta osakeluettelon siirto huoneistotietojärjestelmään ei aiheuta välittömiä toimia. Ensi vaiheessa hänellä säilyy paperinen osakekirja kuten ennenkin. Kymmenen vuoden kuluessa siitä, kun yhtiö on siirtänyt osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään, osakkeenomistajan tulee hakea sähköistä omistusmerkintää ja osakekirjan mitätöintiä maanmittauslaitoksessa. Osakekirjan mitätöintiä ja sähköistä omistuskirjausta on kuitenkin joka tapauksessa haettava silloin, kun osake vaihtaa omistajaa ensimmäisen kerran sen jälkeen, kun yhtiö on siirtynyt huoneistotietojärjestelmään.
Oma-aloitteista paperisen osakekirjan mitätöinnin ja sähköisen omistuskirjauksen hakemista voinee suositella osakkeenomistajille heti sen jälkeen, kun yhtiö on siirtynyt huoneistotietojärjestelmään. Osakkeenomistajien näkökulmasta sähköinen järjestelmä tarjoaa monia etuja. Paperisen osakekirjan säilyttämisen aiheuttamalta vaivalta ja kustannuksilta vapaudutaan. Riski osakekirjan katoamiselta ja siitä aiheutuvalta vaivalta – pitkäkestoinen kadonneen osakekirjan kuolettamismenettely ja uuden osakekirjan painatus – ja kustannuksilta poistuu. Omistusmuutoksiin liittyvien kirjauksien tekeminen siirtyy asunto-osakeyhtiöiltä viranomaiselle. Näin todennäköisyys kohdata lakiin perustumattomia tarpeettomia vaatimuksia ja viivyttelyä, joita asuntoyhtiöissä toisinaan on varsinkin osakkeen perintösaantojen yhteydessä valitettavasti esiintynyt, vähenee olennaisesti. Yleisellä tasolla on vaikea nähdä, että sähköiseen järjestelmään siirtymisellä olisi osakkeenomistajan kannalta oikeastaan mitään huonoja puolia.
Asunto-osakeyhtiöiden lisäksi muutos koskettaa asunto-osakeyhtiölaissa määriteltyjä keskinäisiä kiinteistöosakeyhtiöitä. Vuoden alusta lukien uusien tällaisten yhtiöiden perustaminen on ollut mahdollista vain sähköisesti samalla tavoin kuin asunto-osakeyhtiöidenkin, ja niiden osakkeet kuuluvat alusta saakka huoneistotietojärjestelmään. Aiemmin perustetut keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt voivat halutessaan siirtyä huoneistotietojärjestelmän piiriin tekemällä tarvittavan muutoksen yhtiöjärjestykseensä.